בחירת משרד היא החלטה עסקית קריטית שמשפיעה על התפקוד היומיומי, התדמית, ואפילו על היכולת לצמוח. אבל איך תדעו איזה משרד באמת מתאים לעסק שלכם? נראה שכולם מציעים את אותם שירותים בסיסיים, אבל ההבדלים בפרטים הקטנים הם שיעשו את ההבדל בין סביבת עבודה מתסכלת למקום שמקדם את העסק שלכם. איך בוחרים משרד? המשיכו לקרוא!
הערכת הצרכים העסקיים שלכם – השלב הראשון
לפני שאתם אפילו מתחילים לחפש משרדים, קחו רגע להבין בדיוק מה העסק שלכם צריך. לא פעם חברות שוכרות שטח גדול מדי או קטן מדי כי לא הקדישו מספיק זמן לשלב הזה.
הגדרת גודל הצוות והצמיחה הצפויה
התחילו במספרים הבסיסיים – כמה אנשים יעבדו במשרד? כדאי לא רק להסתכל על המצב הנוכחי אלא גם לצפות קדימה. אם אתם מתכננים לגייס עובדים נוספים בשנה או בשנתיים הקרובות, כדאי להביא זאת בחשבון עכשיו. חשבו על סדר גודל של 10 עד 12 מ"ר לעובד במשרד סטנדרטי, כולל שטחים משותפים.
סוג הפעילות ודרישות מיוחדות
חשבו על אופי הפעילות העסקית שלכם והצרכים הייחודיים לה. האם אתם מקבלים לקוחות במשרד באופן קבוע ותזדקקו לאזור המתנה מרווח? אולי אתם צריכים חדר ישיבות גדול במיוחד לפגישות צוות או מצגות ללקוחות? או אולי המשרד שלכם צריך להכיל ציוד מקצועי מיוחד שדורש חלל ייעודי ותשתיות מותאמות?
קריטריונים מרכזיים בבחירת משרד
לאחר שהגדרתם את הצרכים הבסיסיים, הגיע הזמן להתחיל בחיפוש ממוקד. אלה הקריטריונים שכדאי לשים עליהם את הדגש.
מיקום – הגורם החשוב ביותר
המיקום הוא מספר אחד בחשיבות שלו. משרד במיקום מרכזי יכול להיות קשה יותר להגעה בשעות העומס, אבל אולי יאפשר יותר פגישות עם לקוחות. לעומת זאת, משרד בפריפריה יכול להיות זול יותר, אבל אולי יקשה על גיוס עובדים. שקלו את קרבה לתחבורה ציבורית, מרחק מהבית של העובדים, ושירותים בסביבה כמו מסעדות, בתי קפה ובנקים.
תקציב ועלויות נלוות
כאשר אתם מתכננים תקציב למשרד, דמי השכירות הם רק חלק אחד מהתמונה הכוללת. חשוב לוודא שאתם מביאים בחשבון את כל העלויות הנלוות: דמי ניהול, ארנונה, חשמל ומים, חניה, אינטרנט וטלפון. מומלץ גם להקצות סכום מסוים לעלויות בלתי צפויות שעשויות להתעורר במהלך השנה.
סוגי משרדים – יתרונות וחסרונות
משרד פרטי רגיל
המשרד הפרטי הרגיל מציע את המרחב האישי והפרטיות הגדולים ביותר. אתם מקבלים חופש מלא לעיצוב המשרד כרצונכם ולהתאים אותו לצרכים המדויקים של העסק. היתרונות כוללים שליטה מלאה, פרטיות ויכולת לבנות זהות מותגית. החסרונות הם עלות גבוהה, חוזים ארוכים, ואחריות תחזוקה.
חלל עבודה משותף (Coworking)
חללי העבודה המשותפים הפכו לאופציה פופולרית, במיוחד לסטארטאפים וחברות קטנות. הם מציעים גמישות עם חוזים לטווחים קצרים, כל השירותים כלולים, והזדמנויות נטוורקינג. החסרונות כוללים עלות גבוהה ליחידת שטח, פחות פרטיות ופחות שליטה על הסביבה.
שיקולים טכניים ותפעוליים
הינה השיקולים הטכניים והתפעוליים בבחרית המשרד:
- תשתיות וחיבורים: בעידן הדיגיטלי, איכות התשתיות היא קריטית. בדקו את סוג חיבור האינטרנט והמהירות שלו, נקודות חשמל, מערכת מיזוג אוויר, ותשתיות תקשורת.
- שירותים נלווים: שירותים נוספים יכולים להפוך את חיי היומיום במשרד לנעימים יותר. בדקו אם יש שירותי אבטחה, שירותי ניקיון משרדים ברמת גן או בעיר שבה בחרתם, שירותי מזכירות, ומטבחון ופינות אוכל.
תנאי השכירות וההתקשרות
בדקו את התנאים הבאים כשאתם בוחרים את המשרד:
- גמישות בחוזה: בדקו את האפשרויות לשינויים בשטח המושכר, זכות סירוב ראשונה אם מתפנה שטח נוסף, ויכולת לבצע התאמות במשרד.
- תנאי יציאה וביטול: בדקו כמה זמן מראש צריך להודיע על עזיבה, האם יש קנסות על עזיבה מוקדמת, ואפשרויות להשכרת משנה – האם אתם יכולים להעביר את השכירות למישהו אחר? זה חשוב לדעת גם במקרה של צמצומים.
איך לבצע סיור יעיל במשרד?
הכינו מראש רשימת שאלות מקיפה: מי השכנים למשרד ומה אופי פעילותם? אילו שירותים כלולים בדמי הניהול החודשיים? האם התרחשו תקלות משמעותיות בבניין בתקופה האחרונה? מתי נבנה הבניין או מתי בוצע בו שיפוץ אחרון? בדקו היטב את איכות קליטת הסלולר באזורים שונים, רמת הרעשים מבחוץ ומבפנים, כמות האור הטבעי שחודר למשרד, וכן את מצבם ותחזוקתם של חדרי השירותים והמטבחון המשותף.
טעויות נפוצות בבחירת משרד
- התמקדות במחיר בלבד: זו הטעות הנפוצה ביותר. מחיר נמוך עלול לעלות לכם ביוקר בטווח הארוך. אל תתפשרו על מיקום או תשתיות, והסתכלו על העלות הכוללת.
- התעלמות מתוכניות עתידיות: חשוב להתחשב בצמיחה, שינויים בעסק, וטרנדים בתעשייה שלכם.
לסיכום
בחירת משרד מתאים היא החלטה אסטרטגית שדורשת תכנון מוקדם וחשיבה לטווח ארוך. מעבר למחיר ולגודל, שימו לב למיקום, לתשתיות, ולתנאי החוזה. הקדישו זמן להגדרת הצרכים האמיתיים של העסק והביאו בחשבון את צמיחתו העתידית. סיור מקיף ושאלות ממוקדות יחסכו לכם כאבי ראש בהמשך. זכרו שהמשרד הוא לא רק מקום עבודה, אלא גם כלי להצלחת העסק שלכם וליצירת סביבת עבודה מעודדת יצירתיות ופרודוקטיביות.
שאלות נפוצות
מהם הגורמים החשובים ביותר בבחירת משרד?
המיקום, התקציב הכולל, גודל ופריסת החלל, ותנאי החוזה הם הגורמים המשפיעים ביותר.
כמה זמן מראש כדאי להתחיל לחפש משרד?
מומלץ להתחיל בחיפוש לפחות 3 או 6 חודשים לפני המועד הרצוי למעבר.
מה ההבדל בין משרד פרטי לחלל עבודה משותף?
משרד פרטי מציע יותר פרטיות ושליטה, אך דורש התחייבות ארוכה. חלל עבודה משותף מציע גמישות ושירותים כלולים, אך במחיר גבוה יותר למ"ר.
איך מחשבים את השטח הנדרש לעסק?
לרוב מחשבים 10 או 12 מ"ר לעובד, כולל שטחים משותפים, אך זה תלוי באופי העבודה.
